Questions fréquentes

Le produit

Qu'est-ce que Covare ?: Un outil d'aide à la conformité pour les agences immobilières. Vous déposez les pièces d'une transaction ; Covare les lit, les recoupe, identifie qui doit signer et pourquoi, vérifie les personnes sur les listes de sanctions et de personnes politiquement exposées, propose un niveau de vigilance et pré-remplit votre fiche Tracfin.
À qui s'adresse-t-il ?: Aux agences dont les dossiers sortent du cas simple : sociétés, indivisions, démembrements, vendeurs ou acquéreurs non résidents. Une agence qui ne traite que des ventes de particuliers à particuliers en tirera moins de valeur.
Covare prend-il des décisions à ma place ?: Non. Covare propose un niveau de vigilance, des signataires et des anomalies, chacun avec sa source. C'est l'agent qui valide, corrige ou écarte, et sa décision est enregistrée avec son nom et la date. Rien n'est validé automatiquement.
Covare remplace-t-il mon logiciel de transaction ?: Non. Covare se pose à côté de votre outil habituel et traite ce qu'il ne traite pas : la lecture des pièces et l'analyse du dossier. Vous continuez à gérer vos biens, vos contacts et vos mandats où vous le faites aujourd'hui.
Covare rédige-t-il les mandats ?: Pas encore. C'est la prochaine étape : un mandat pré-rempli à partir du dossier analysé, avec les signataires calculés. La date sera annoncée aux agences en avant-première.

Les pièces

Quelles pièces dois-je déposer ?: Pour un vendeur : le titre de propriété, et selon le cas les statuts, l'extrait Kbis, les pièces d'identité, l'acte de notoriété ou le livret de famille. Pour un acquéreur : les pièces d'identité et les documents de la société le cas échéant. Covare vous indique ce qui manque après l'analyse.
Quels formats et quelles limites ?: PDF, JPEG et PNG. Un PDF ne doit pas dépasser 20 Mo et une centaine de pages ; une image 5 Mo. Un envoi ne peut pas dépasser 120 Mo au total. Il n'y a pas de limite au nombre de pièces, dans la limite de trente par analyse. Les PDF contenant des scripts ou des fichiers embarqués sont refusés : réenregistrez-les depuis votre lecteur PDF.
Les scans et les photos sont-ils acceptés ?: Oui. Un PDF texte reste préférable quand vous avez le choix : l'extraction est plus fiable.
Combien de temps prend une analyse ?: Quelques minutes pour un dossier courant. Vous pouvez quitter la page et revenir.

La conformité

Sur quelles listes Covare vérifie-t-il les personnes ?: Sur la collection consolidée d'OpenSanctions, qui regroupe les listes de sanctions internationales et nationales, dont le registre national des gels tenu par la Direction générale du Trésor, et les listes de personnes politiquement exposées. Chaque vérification enregistre la version des listes interrogées et les listes ayant produit un résultat.
Que se passe-t-il si une personne apparaît sur une liste ?: Covare affiche la correspondance avec sa source. L'agent l'examine, la confirme ou l'écarte en justifiant sa décision, qui est enregistrée. Une correspondance confirmée entraîne les obligations prévues par le code monétaire et financier.
Quelle fiche Tracfin Covare produit-il ?: La fiche officielle de votre organisation professionnelle, au niveau de vigilance retenu, ou le formulaire interne de votre réseau s'il a été intégré. La fiche est pré-remplie avec ce que Covare a établi ; les vérifications que vous devez attester vous-même restent à votre main et ne sont jamais pré-cochées.
Que contient l'export PDF ?: La fiche, suivie d'une annexe de diligence : pour chaque personne du dossier, les vérifications effectuées, la date, la version des listes et les décisions prises.
Combien de temps les dossiers sont-ils conservés ?: Cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires, conformément à l'article L. 561-12 du code monétaire et financier. Un dossier peut être archivé ; il n'est jamais supprimé pendant cette durée. Une pièce déposée par erreur peut être retirée par un membre de l'organisation : elle sort du dossier et de l'analyse, mais le fichier reste conservé — le retrait est tracé dans le journal d'audit, et un administrateur peut le défaire.

Les données et la sécurité

Où sont hébergées les données ?: Dans l'Union européenne : les documents à Paris, la base de données et l'application à Francfort. Les documents sont chiffrés. Chaque agence est cloisonnée : aucune autre agence ne peut voir vos dossiers.
Qui a accès à mes dossiers ?: Les membres de votre organisation dans Covare, et personne d'autre. Chaque action sur un dossier est tracée avec son auteur et sa date. L'archivage est réservé aux administrateurs de votre organisation.
Covare utilise-t-il des prestataires hors de l'Union européenne ?: Oui, deux : l'authentification des utilisateurs et la lecture des documents par un modèle de langage sont assurées par des prestataires établis aux États-Unis, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne et sous des conditions qui excluent toute utilisation de vos données pour l'entraînement de modèles. Ils sont listés dans l'accord de traitement des données.
Quel cadre RGPD ?: Votre agence est responsable du traitement ; Covare est sous-traitant. Un accord de traitement des données conforme à l'article 28 du RGPD est signé avant tout dossier réel, et un modèle d'information à remettre à vos clients vous est fourni.
Comment obtenir un accès ?: Sur invitation. Demandez une démo ; à l'issue, votre organisation est créée et vos utilisateurs reçoivent une invitation par email. Il n'y a pas d'inscription libre.
À qui écrire ?: contact@covare.io. Toute question reçue rejoint cette page.